西双版纳傣族自治州见义勇为基金会

档案、证书、印章管理办法（试行） 

 

第一章  总则

第一条  为了加强本基金会档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，妥善保管证书和印章，根据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》和证书印章管理的有关规定，结合实际，制定本办法。

第二条  基金会办公室为本基金会档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。

办公室应指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善、保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第三条  本基金会档案资料分为文书档案资料、会计档案资料。文书档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。

在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法立卷归档。

第四条  公文承办要保证文件的系统完整，办理完毕后或年度终了交文书人员归档。

会计年终形成的会计档案，由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册。

第五条  本基金会档案和证书应指定专人管理，严防毁损、遗失，确保万无一失。

第二章 档案的归档范围

第六条  文书档案的归档范围包括：上级机关印发、本基金会制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文书材料。

第七条  文书档案归档范围具体包括以下类别：

1.收、发文件；

2.会议文件、纪要、记录、领导讲话材料；

3.决定、规定、制度、办法、通报等；

4.工作计划、总结、调查材料；

5.预决算、统计报表；

6.合同、协议书；

7.任免、聘任、奖励、处分材料；

8.重要来信、来访材料；

9.大事记；

10.重要电报、电话记录。

第八条  会计档案的归档范围包括：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。

第九条  会计档案的具体归档范围是：

1.会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、

其他会计凭证；

2.会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；

3.财务报告类。包括月、季、年度财务报告（含会计报表、附表、附注及文字说明）和其他财务报告；

4.其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

 

第三章  档案的立卷要求

第十条  案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第十一条  卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。

第十二条  卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。单面书写的文件页号编写在右下角；双面书写的文件，正面页号编写在右下角，背面页号编写在左下角；拆叠后的图纸页号一律编写在右下角。

 

第十三条  按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。

第十四条  卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第十五条  案卷封面，填上本册内容所属时间、第几册数、共多少页数、保管期限和案卷号等。案卷封面应逐项用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。

第十六条  案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并原件一并立卷，传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。

 

第四章  档案的保管期限、保管、移交、销毁

第十七条  档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案时间为5年。

凡记叙和反映本基金会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；

凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期；

凡在比较短的时间内需要查考和文件材料及图表，保管期限定为短期。

第十八条  档案保管的基本任务是：维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并延长其物质形体的自然寿命。

应经常保持档案的卫生、整洁、做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。

第十九条  档案不得借出、不得携带出境。

如有特殊需要，会计文书档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本基金会档案管理人员陪同。

查阅、摘抄、复印人员应当做到：

1.严格遵守保密纪律；

2.不得擅自向他人传播档案内容；

3.不得翻阅、摘抄、复印与查阅内容无关的材料。

查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第二十条  档案移交、销毁必须填写《西双版纳傣族自治州见义勇为基金会档案移交清册》。

认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由秘书长审批，副秘书长监交、监销。

第五章  印章、证书的保管和使用

第二十一条  印章证书由基金会办公室专人管理，妥善的存放在安全的地方。

印章的使用必须由秘书长或副秘书长签字同意后，方可盖章。

建立印章使用登记簿，由专人登记，并请秘书长或副秘书长在此簿上签字。

第二十二条  根据证书管理和使用的有关规定，法人登记证书、税务登记证书挂在本基金会对外办公的显著位置，其他证书和证书副本由副秘书长稳妥保管，确保万无一失。

若要对外使用证书，须经秘书长或副秘书长同意，并在外出使用证书申请上签字后，方可借出，并及时归还。

第六章  附  则

第二十三条  本办法经2023年12月13日第1届第2次理事会会议表决通过。

第二十四条  本办法解释权属于理事会。

第二十五条  本办法如与国家法律、法规、规章和政策不符，以国家法律、法规、规章和政策的规定为准。

   

             

西双版纳傣族自治州见义勇为基金会

2023年12月14日